Quel que soit le secteur d’activité de la société, l’employeur et les collaborateurs peuvent être amenés à faire un voyage d’affaires. Et pour réussir cette mission à l’étranger, une bonne gestion s’impose. Obligations, modes de transport, planification… Les questions autour de ce déplacement professionnel fusent. Zoom sur les interrogations les plus fréquentes et communes en la matière dans cet article.
Le choix du mode de transport pendant un voyage d’affaires
Choisir le moyen de transport est la toute première chose à faire dans la planification d’un voyage d’affaires. Dans le cadre d’un déplacement professionnel, le chauffeur VTC est une excellente solution. Dédié principalement aux entreprises, il permet la traçabilité des déplacements à travers un profil personnalisé pour chaque client.
Le chauffeur VTC en toute discrétion et professionnalisme
L’une des qualités fondamentales d’un chauffeur VTC est sans doute la discrétion et le professionnalisme. En effet, vous pourrez en toute confiance prendre tous vos appels professionnels lors des trajets sans craindre d’être dérangé ou même écouté. Autre point très important lors de cette mission professionnelle, c’est la ponctualité. Parmi les services proposés par les chauffeurs VTC, on trouve la ponctualité en tête du classement. Choisir ce moyen de transport vous offre la garantie d’être toujours à l’heure à n’importe quel rendez-vous. Et ce, à quelle heure vous aurez besoin pendant le séjour d’affaires.
Un moyen de transport flexible et une expérience unique et personnalisée
L’agence chargée au cours d’un déplacement professionnel nécessite forcément une certaine flexibilité. Une réunion qui se termine tard le soir ou un vol très tôt le matin, un chauffeur VTC est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 selon vos besoins. Contrairement aux services d’un taxi, vous passerez également une expérience privilégiée avec un véhicule toute option. À bord, vous trouverez diverses confiseries, un chargeur pour votre Smartphone, des journaux, une bouteille d’eau ou accéder à la Wifi.
La réservation de l’hôtel en voyage d’affaires
Pour un déplacement d’affaires à l’étranger, vous devrez impérativement réserver un hôtel. Ici, il est conseillé de consulter la politique de voyage de votre entreprise. Certaines compagnies passent parfois par une chaîne hôtelière dans le but d’obtenir des tarifs compétitifs et négociés. De plus, il faut savoir que les grandes sociétés avec beaucoup d’activité internationale disposent d’un responsable de la fonction voyages. Ce dernier épaule, en fait, tous les collaborateurs pour préparer l’intégralité de la mission professionnelle : hôtels, compagnies aériennes, agences et prestataires.
Lors du choix d’un hôtel pour le voyage d’affaires, privilégiez une zone assez centrale. D’autant plus si vous prévoyez de rencontrer plusieurs clients durant ce séjour professionnel. Là encore, la localisation de l’hôtel doit vous faciliter chacune de vos rencontres.
Le suivi et la gestion des coûts du voyage
La dernière étape consiste à comptabiliser les dépenses du voyage d’affaires. Que ce soit pour l’employeur ou les collaborateurs, il est important de veiller à ne pas trop dépenser au nom de l’entreprise. En effet, la gestion des coûts doit se faire en fonction des objectifs poursuivis durant cette mission professionnelle. Si vous réalisez toute l’organisation en amont, vous pouvez désormais profiter d’offres intéressantes. C’est une partie du déplacement qui ne faut surtout pas faire au dernier moment de manière à avoir la garantie de ne pas dépasser votre budget prévu.
Les voyages d’affaires, ça se prépare en avance
Vous avez fait toutes les réservations nécessaires à votre déplacement professionnel ? Le plus important est réalisé maintenant. Mais l’organisation ne s’arrête pas là. Vous avez aussi quelques éléments à ne pas oublier le jour de votre départ : la carte d’identité, le passeport, les billets, un cahier pour toutes les notes et les informations, des cartes visites, une enveloppe pour garder toutes les factures, etc. Ce sont quelques idées qui peuvent vous aider grandement dans votre organisation pour réussir votre voyage d’affaires.